En av de tvistande kontaktar Mediatorn för att antingen ensam eller tillsammans med den andra parten diskutera och besluta om Mediation. Om det bara är en av parterna som kontaktar Mediatorn, tar Mediatorn kontakt med den andra parten för att sätta upp möten. I sammband med detta erhåller parterna ett Mediation Avtal
Mötena avhålls i en miljö där parterna kan känna sig avslappnade och inriktade på att hitta en lösning.
Vid det första mötet introducerars parterna av Madiatorn. Därefter förklaras tillvägagångssättet, mål och regler. Därefter skrivs Mediation Avtalet under. Mediatorn fokuserar på att få parterna att riktigt förstå vikten av att nå enighet.
Vardera Parten får själv och med egna ord beskriva vad tvisten handlar om, hur tvisten har påverkat personens livsituation samt hur en lösning skulle vara för att kännas bra. När dessa presentationer görs får ingen avbryta den som talar och alla störande moment skall undvikas. Efter dessa presentationer hålles en paus där Mediatorn ges möjlighet att smälta intrycken och försöka förstå kärnan i de rättsliga, kännslomässiga och mänskliga delarna av konflikten.
Parterna fär komma med sina synpunkter på vad motparten sa i inledningsanförandet och sedan har vardera parten möjlighet att kommentera den andra partens uppfattning. I denna fas skall båda parterna med Mediatorns hjälp enas om vad kärnfrågan är och dess beståndsdelar.
Båda parternas uppfattning är framförd och frågan som skall lösas är precicerad. Då håller Mediatorn enskilda samtal med vardera parten. Här kommenterar Mediatorn vad som sagts och vilka svagheter samt skäliga synpunkter som förts fram av båda parterna. Antalet enskilda möten kan variera men vanligtvis är det 2-3 stycken med vardera parten. Dessa möten är fasen då själva Mediation processen genomförs och konturerna av resultatet ska komma fram.
Efter dom enskillda samtalen samlas man för en gemensam genomgång av vad som sagts och Mediatorn genomför om möjligt en direkt och avslutande sammanfattning av tvisten och problemen som skall lösas. Beroende på statusen i samtalen och parternas humör beslutas nu om man skall och kan finna en lösning. Mediatorns uppgift är att se till att parterna förstår att i 99% av alla fall är en lösning där båda är "lika nöjda eller missnöjda" att föredra frammför en rättegång.
I 95 % av fallen genomförs en slutförhandling där båda parterna enas om lösningen på tvisten. Om ingen lösning nås har Mediatorn misslyckats med sitt uppdrag och parterna får själva besluta om hur fortsatt hanläggning av tvisten ska gå till. Observera att inget av det som sagts av parterna får användas i en eventuellt senare rättegång.
Om en överenskommelse nås kommer Mediatorn be parterna att skriva under ett dokument där huvudfragen i enigheten preciceras. Mediatorn understryker dessutom att det avtal som skall skrivas och skivs under är juridisklt bindande.
Det är upp till vardera parten att se till att den andra parten följer den överenskommelse som träffats. Och om så ej sker, står det vardera parten fritt att kontakta Mediatorn,tingsrätten eller en annan jurist för att hjälpa till att utkräva det som överenskommits. Om detta skulle ske är det dock mycket enklare än i en traditionell rättegång eftersom avtalet om hur tvisten lösts är att betrakta som bevisfakta.